Article 1 - Objet

Le présent règlement précise les règles internes de gouvernance, délégation, finances, rémunérations, conflits d'intérêts, sponsoring, mécénat et gestion opérationnelle de l'association.

Article 2 - Principes de gouvernance

• L'association sert un but collectif lié au développement de l'écosystème IA romand.

• Les décisions importantes sont documentées par procès-verbal ou décision écrite.

• La signature collective à deux est la règle pour les engagements externes importants.

• Les membres du comité agissent dans l'intérêt de l'association et non dans leur intérêt personnel ou celui d'une structure liée.

• Les rémunérations, mandats et remboursements sont transparents, raisonnables, budgétés et documentés.

Article 3 - Fonctions

Fonction

Responsabilités principales

Présidente et Vice-Président

Représentation, présidence du comité et des assemblées, relations institutionnelles, validation stratégique.

Trésorier

Budget, comptabilité, facturation, paiements, suivi bancaire, reporting financier, lien avec fiduciaire.

Curateur des programmes et de l'écosystème

Programmation, curation éditoriale, sélection des formats et intervenants, développement de la communauté, partenariats opérationnels, coordination des conférences et événements.

Autres fonctions

Communication, production, juridique, partenariats, bénévoles ou autres rôles selon décision du comité.

Le terme "Curateur" désigne ici un rôle de curation de programmes, contenus et écosystème. Il ne désigne pas une curatelle au sens du droit civil.

Article 4 - Réunions et décisions du comité

Le comité se réunit aussi souvent que nécessaire, en présence, par visioconférence ou par décision écrite.

Les décisions sont prises à la majorité simple des membres participants, sous réserve des abstentions pour conflits d'intérêts.

Les décisions suivantes doivent être documentées: budgets, contrats supérieurs à CHF 5’000, rémunérations, sponsors principaux, partenariats structurants, dettes, fiscalité, compte bancaire, marque et actifs Panoramai.

Article 5 - Budget, dépenses et signature

Montant / catégorie

Règle recommandée

Jusqu'à CHF 1000

Dépense courante possible par la personne responsable, dans le budget approuvé, avec justificatif.

CHF 1000 à CHF 5000

Validation écrite par le trésorier ou la présidente.

Plus de CHF 5000

Validation par deux membres du comité, idéalement présidente + trésorier.

Contrat sponsor / mécène de plus de 5’000

Validation par le comité ou par deux membres désignés, avec contrat écrit.

Rémunération d'un membre du comité ou structure liée

Validation du comité sans participation de la personne concernée, avec procès-verbal.

Les seuils ci-dessus doivent être adaptés au budget annuel et aux pratiques bancaires.

Article 6 - Rémunérations et mandats

L'association peut rémunérer des prestations opérationnelles nécessaires à son but, notamment curation, programmation, organisation, production, communication, recherche de fonds, administration, coordination et suivi sponsor.

Toute rémunération doit être fondée sur un mandat, un contrat de travail, une décision de comité ou un budget approuvé. Elle doit être raisonnable au regard du marché, des ressources de l'association et de l'impact attendu.

Le Curateur peut être rémunéré pour des tâches opérationnelles distinctes de sa fonction de gouvernance, sous réserve d'une décision documentée prise sans sa participation au vote.

Les frais effectifs sont remboursés sur justificatifs. Les forfaits de frais doivent être approuvés par le comité.

Article 7 - Conflits d'intérêts

Constitue notamment un conflit d'intérêts toute décision impliquant:

• une rémunération, un mandat ou un remboursement concernant directement un membre du comité;

• une personne proche d'un membre du comité;

• une société, marque, site, communauté ou autre structure liée à un membre du comité;

• un sponsor, partenaire ou mécène avec lequel un membre du comité entretient une relation économique significative.

La personne concernée annonce le conflit, quitte la discussion décisive si nécessaire et ne vote pas. Le procès-verbal mentionne l'abstention et la décision.

Article 8 - Sponsoring

Le sponsoring est une relation commerciale impliquant une contrepartie, par exemple visibilité, logo, stand, prise de parole, accès à un événement, activation ou contenu sponsorisé.

Tout sponsoring significatif doit faire l'objet d'un contrat écrit précisant le montant, les contreparties, les limites éditoriales, l'usage des logos, les conditions d'annulation et le traitement TVA éventuel.

Le sponsor n'a aucun droit d'influencer le contenu scientifique, éditorial ou éthique au-delà des contreparties expressément acceptées.

Article 9 - Mécénat, dons et subventions

Le mécénat et les dons sont des soutiens sans contrepartie commerciale substantielle. Une mention de remerciement peut être admise, mais elle ne doit pas transformer le don en prestation publicitaire.

Les attestations de dons ne sont émises que si les conditions fiscales applicables sont remplies, notamment si l'association bénéficie d'une exonération fiscale pertinente.

Article 10 - Marque, site et actifs Panoramai

L'association ne doit pas confondre ses actifs avec ceux du fondateur, d'une société liée ou de tiers.

Toute utilisation de la marque, du domaine, du site, des bases de données, contenus, visuels, formats ou communautés Panoramai doit être documentée par convention, licence, apport ou transfert.

Si cette mise à disposition donne lieu à rémunération, la décision doit être prise sans participation de la personne concernée.

Article 11 - Reporting

Le comité prépare chaque année un rapport simple comprenant les activités réalisées, les événements, les partenaires, sponsors et mécènes principaux, l'usage des fonds, les comptes, les rémunérations significatives et les perspectives.

Article 12 - Entrée en vigueur

Le présent règlement est adopté par décision du comité du 4 juin et entre en vigueur immédiatement.

Barbara Cresti - Présidente

Philippe Van Caenegem - Vice-President

Raphaël Briner - Curateur